Adresserfassung für Serienbriefe: Wie kommen die Adressen in Ihren Werbebrief?

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Kürzlich rief mich ein Kunde an mit der Frage: “Wie erstelle ich am besten meine Adressliste für einen Serienbrief?” In seinem Fall hatte er rund 1.000 Adressen auf Papier vorliegen und die wollten nun digital erfasst sein.

Die einfachste Lösung für die Adressenerfassung für Serienbriefe ist wohl der Weg über eine Excel-Datei

In den Spalten werden die jeweiligen Adressattribute festgelegt: Anrede, Vorname, Name etc. In den Zeilen die betreffenden Eintragung für die jeweilige Adresse.

Über die Serienbrieffunktion von Word können Sie dann die Adressen bequem in Ihren Werbebrief einlesen lassen.

Dieses Video hier zeigt das sehr anschaulich:

Serienbriefe über ein Kontaktmanagement-System (Mini-CRM) erstellen

Wenn Sie vorhaben, Ihre Adressaten mehrfach anzuschreiben und sowieso gerade beim Aufbau einer Kundendatenbank sind, ist die Nutzung einer Customer-Relationship-Management Software (CRM) überlegenswert.

Ein großes Wort und vielleicht denken Sie, dies ist nur etwas für Großunternehmen. Wie überall, so gibt es auch unter diesen Kundenverwaltungsprogrammen unterschiedliche Kaliber. Zwei empfehlenswerte Mini-CRM-Systeme für Klein- und Einzelunternehmer werde ich Ihnen gleich vorstellen.

Vorteile eines Kundenverwaltungsprogramms:

So ein Kundendatenbanksystem ermöglicht Ihnen beispielsweise, die Kundenhistorie zu pflegen:

  • Mit wem hatten Sie bereits Kontakt?
  • Welche Probleme, Wünsche hat dieser Interessent / Kunde?
  • Welche Informationen und Angebote haben Sie diesem Interessenten / Kunden bereits zukommen lassen?
  • Wie waren seine Reaktionen?

Darüber hinaus bieten diese CRM-Systeme meist auch eine Serienbrieffunktion

Viele Mini-CRM-Systeme arbeiten dazu Hand in Hand mit Word und … Sie können damit auch Einzelbriefe und Angebote schreiben. Die Adresse nimmt das System aus der von Ihnen erstellten Datenbank.

Eine ganz praktische Sache also. Auch personalisierte Serien-E-Mails können Sie damit bei entsprechenden Einstellungen und Online-Zugang direkt von Ihrem Computer aus versenden.

Das heißt, wenn Sie sowieso gerade dabei sind, eine Menge neuer Adressen zu erfassen, warum dann nicht gleich in einem dieser CRM-Systeme?

Für Kleinunternehmen besonders interessant halte ich diese beiden CRM-Lösungen:

ACT! von Sage (benutze ich selbst) und und den Adress Manager von combit.net. Von beiden Kundenverwaltungsprogrammen gibt es kostenlose Testversionen (Stand Redaktionsschluss).

Mehr dazu auf den Websites der Hersteller:

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